【问题】岳老师好! 我是您众多粉丝中的一位,我有几个有关公文的疑惑,特向您请教,望您通过头条给予解答。如是,将不胜感激。问题如下:

1.企业需下发某项专项工作的通知,专项工作具体内容较多,是否可以将专项工作具体内容以公文附件或与通知分离,采取单独排版的形式处理,若单独排版,格式要求和下发程序是怎样呢?

2.若通知中有附件附件中还有附件,那么在公文中应该如何处理呢?

3.公文中有附件,附件中还有若干个附件(有文字样式,也有表格样式)那么表格的附件说明是附件还是附表呢?

4.附件中的横向表格,横向表格的页码如何规范设置格式呢?

5.公文页码能否采用word页码样式中“—1—”样式呢?

6.页码两侧一字线与数字间是否需要空一个呢?

7.公文正文行距应是28磅、28.5磅、28.93磅或是其他数值呢?

8.如公文第三页只有发文机关署名、日期和印章,版记放在第四页,这种情况第三、第四页需要编排页码吗?

9.上行文版头分割线宽度应设置几磅呢?版记中一、三线宽设置1磅,中间线设置0.75磅是否规范?

10.公文中第二、第四层排序的数字是否需要设置为Times new roman字体呢?

【我的解答】下面就您所提问题加以简要解答:

1.公司下发有关工作事项通知,而涉及的工作事项又很多,在此种情况下可以采用把“工作事项”作为附件的形式;如果不是特别多,就应当与通知一起装订,页码连续编排。需要注意的是,附件一定要另面编排。附件的左上角用3号黑体字标明“附件1“附件2等”,附件标题与正文的排布和字体字号与通知相同。如果附件太多,不能与通知一起装订,则要在附件首页版心左上角第一行顶格标注通知的发文字号并加“附件”二字以及附件顺序号。

2.如果通知带有附件,就要在正文之后、生效标志之前,在正文的下一行左空二字标注的附件的顺序和名称,附件名称不加标点符号。这叫“附件说明”。至于附件中又带有附件,则不去管它,也就是说附件只标识一级附件。

3.附件带有表格的,仍然属于附件。因为附件的表现形式既可以是图形,也可以是表格,还可以是数据、名单等等。

4.关于横向表格的页码的设置,应当与其它页码保持一致。页码应当放在横表的左侧,单页码在表格的左下角,双页码在表格的左上角。

5.公文页码可以采用WORD页码样式,使用4号半角宋体阿拉伯数字。

6.页码两侧的一字线与数字之间所空的距离为一个半角空格。

7.关于公文正文部分的行间距,按照规范的表述应当是3号汉字字高的7/8,也就是通常所说的28磅,28.5磅等,视具体情况确定。

8.公文第3页只有生效标志,版记置于第4页,由于版记页前面不是空白页,则应当标注页码。

9.上行文版头与主体之间的分隔线宽度与版心等宽,即156㎜。高度则为0.35㎜—0.5㎜。具体高度可以根据发文机关标志的字体字号酌情确定。版记中的首条分隔线与末条分隔线为粗线(0.35㎜),中间的线为细线(0.25㎜)。

10.公文中的第二层结构层次序数使用3号黑体字,第四层结构层次序数使用3号仿宋体字。其中黑体字是唯一的,而仿宋体字则一般使用,无需设置为Times new roman字体。

专此解答。

(作者系中国写作学会公文写作专业委员会常务副会长兼秘书长,中国公文学研究所所长、研究员)

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