Word使用技巧 前言

Word使用技巧 前言

本文介绍了Word排版长文档需要的一些技能。读者需要了解Word的基本操作，比如设置字体，段落格式，插入表格图片等等。

所谓长文档，简单说就是页数比较多。为此，长文档通常会分成若干级别的章节，章节标题需要编号，各章节的格式要统一，前言和正文的页码格式可能不同等等，如本硕博学位论文，公司的报告，一本正式出版的书籍等等。随着文档内容的增加，靠手动设置来维护格式，特别是维护编号的效率会比较低，这就需要一些Word的自动化功能。

本文的主要内容以及可以实现的功能请见下表。本文没有介绍修订和审阅，宏，VBA等高级功能，感兴趣的读者可以自己搜索一下相关资料。修订和审阅功能还是很强大的。

内容

可实现的功能

1. 页面设置

节的概念，页眉和页码，双面打印

在一个Word文件中设置不同的页眉和页码格式，双面打印时页面和页码的设置，去掉页眉的横线

2. 样式，大纲和目录

自动编号，大纲，样式（Style），标题样式和多级编号，自动生成目录

制作出风格统一，结构良好的规范文档，甚至格式较简单的书籍，自动生成目录。作为例子，可以看一下我整理的梭罗的《瓦尔登湖》。

3. 图表题注和交叉引用

图表题注，公式编号，新的公式功能，交叉引用，域，提取章节标题到页眉

主要用于本硕博学位论文等图表的编号和交叉引用、公式的编号、以及参考文献编号及正文中引用的方法，可以自动生成图目录和表目录，完成比较复杂的科技论文排版。

4.考文献的处理

插入参考文献引用编号的方法，与网上“尾注”方法的比较

5. 输出为PDF文档

PDF简介和相关软件

生成PDF文档

不使用本文介绍的这些方法，也可以排出看起来很专业的文档，但修改和维护格式会麻烦很多（我曾经见过一份文档中的表格居然是用绘图的直线一条条画出来的！夸张一点地说，这样的文档一个逗号都不敢动，否则就有可能就把其中的“表格”弄得乱起八糟。）

的新界面

因为的界面与的变化很大，所以简单介绍一下。的界面令人耳目一新，而且确实方便了不少。在时代，需要用鼠标不停地在各种菜单中切换，现在，最常用的功能都放在“开始选项卡”，而且功能区面板直接就可以点击。之前不太引人注意的“引用”、“邮件”和“审阅”功能也有了醒目的位置。

图 0-1 的新界面

位于最上方标题栏处的“快速访问工具栏”可以添加一些常用的按钮，如“保存”，“撤销”，“打印预览”，“导出为PDF”，“另存为”等。虽然这比自定义工具栏弱一些，但足够了。

要想添加按钮，可以选择旁边的小三角，在下拉菜单中选择“其它命令”；或通过“按钮”打开“Word选项”，选择“自定义”，还可以在这里定义键盘快捷键。

图 0-2 自定义快速访问工具栏和快捷键

“剪贴板”、“字体”、“段落”等面板的右下角有一个

，单击后会打开相应的对话框。

右下角的快速缩放功能很方便，单击旁边的“100%”数字会打开“显示比例对话框”，其实，还有更快捷的缩放方式，那就是Ctrl+鼠标滚轮（在IE、、等很多软件中都适用）。将视图放大一些不会影响实际排版效果，可以看得舒服些，保护视力。

如果觉得面板占的空间太大，双击“选项卡”中的任意标签，就可以隐藏或显示面板。

用户完全不必担心在新界面找不到要用的命令，只消花几分钟依次查看一下各选项卡对应的面板和按钮的菜单，很容易就上手的，实在找不到，请按F1在“帮助”中查找相应命令。

的文档格式与不兼容，虽然可以设置默认以格式保存文件，但会使一些新功能不可用；可以安装一个 Word、Excel 和 文件格式兼容包，来打开格式的文件，但在排版上也可能会产生一些变化，所以建议尽量使用PDF文件来专递文档。

常用快捷键

快捷键

功能

快捷键

功能

Ctrl+X，Ctrl+C， Ctrl+V

剪切，复制，粘贴

Ctrl+Alt+ 1，2，3

标题1，2，3样式

Ctrl+Z，Ctrl+Y

撤销，重做

Alt+ =

插入公式

Ctrl+S

保存（这个非常重要！）

Home，End

定位到行首，行尾

Ctrl+A

全部选择

Ctrl+Home（End）

定位到文档开始（结尾）

Ctrl+F，Ctrl+G

查找，替换，定位到

Shift+←(→)

向前（向后）选中文字

Ctrl+D

字体对话框

Shift+↑(↓)

选中上一行（下一行）

Ctrl+B,Ctrl+U,Ctrl+I

字体加粗，下划线，斜体

Ctrl+Shift+Home(End)

选中从光标到文档开始（结尾）的内容

Ctrl+Shift+ = ,Ctrl+ =

字体上标，下标

鼠标双击

选中光标处的词

Ctrl+Enter

插入手动分页符(^m)

Ctrl+鼠标滚轮

快速缩放

Alt+鼠标

框选

F9

更新域

（注：对英文和数字，很多程序中双击都能选中整个词，但对中文，只有MS 才有双击选词功能，这让修改文字很方便。）

不少快捷键在其它程序中也是通用的。菜单快捷键都会直接写在菜单项上；将鼠标在工具按钮上稍停一会儿，就会弹出其对应的快捷键（如果有的话）及功能提示。

Ctrl+S应该是最重要的快捷键了。一定要有经常保存文档的习惯。对重要的文档，还建议在修改前保存一个副本。

浏览长文档

鼠标滚轮使浏览文档方便多了，可是如果文档长到滚轮的手指都发酸了，还有更方便的方法吗？

- Ctrl+Home（End）可以直达文档的开头（结尾）；Page Up（Down）可以快速上（下）翻页；

- Ctrl+G会打开“定位”对话框，里面有很多定位方式，如页码，书签等，可以直接输入页码。“书签”是专门为长文档浏览设计的功能，选中文字后插入书签，输入容易记住的书签名，就会显示在“定位”对话框中，对页面排版没有任何影响；

- “文档结构图”可以实现类似PDF文档中书签导航的功能，在第2.4节介绍；

- “缩略图”或Ctrl+鼠标滚轮快速缩放也可以一试；

- Ctrl+F打开“查找”对话框，输入关键词，也可以快速定位。

隐藏的标记和表格虚线

在编辑文档时，“分页符”，“分节符”，“制表符”，“空格”等控制标志默认是不显示的。为了更好地控制页面布局，单击“段落”面板的“显示/隐藏编辑标记”按钮

将其显示。

在“边框和底纹”按钮

的菜单中选择“查看网格线”以显示表格虚框。

空格、制表符和回车符

严格来说，中文是没有空格的。不要用空格调整缩进和对齐，在“段落”对话框有专门的功能；也不要用多个回车符来达到分页的目的，用分页符更方便；至于制表符结合标尺，由于个人偏好，我尽量用表格代替。

MS Word 2007和金山WPS文字

本文介绍的大部分内容与Word的版本是无关的。虽然基于，但对，和WPS都适用。WPS与的操作方法几乎完全相同。与WPS的一些细微差别会在文中指出。

2008年，我写本文的第一版时，WPS还没有“交叉引用”这个学位论文排版常用的功能。现在的新版本已经加入了这个功能，还有其它一些新功能，性能及MS 兼容性也更进了一步。

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