技能帖：让效率翻倍的21个Word使用技巧

在平时的工作中，使用最多的软件大概就是Word了，各种文字处理、法条还有案例的整理，有时还需要列个表。绝大部分人一定都对word的使用感到自信满满。但实际上，这个每天都要用的软件里还有许多你不知道的隐藏技巧。工欲善其事，必先利其器。今天，小编就精心整理了专属的Word使用秘籍，帮你快速提升工作效率。（注：下文将以Word 2016 for Mac为例，Windows版本大同小异。）

一、修订模式

▲审阅选项卡下的“修订”功能

不要吃惊，时至今日，还真有许多人不知道Word里面有备注和修订的功能，而直接在原文上面以标红或者高亮作为修改的记号。

你考虑过接收文件方的感受么？这可不是只有1000字的短文啊，是58页的合同文本！这些长达数十页的合同、法律意见书等，如果直接删改，无疑会对下一个接手文档的同事造成很大的困扰，新手尤其要避免这样的常识性错误。

在Word审阅选项卡里面开启修订选项后，你对文档所做的任何修改都会被记录并署名。其他人可以快速了解谁，什么时候，在哪里进行了什么修改。这些信息，对于修改文档来说至关重要。

▲修订模式示例

特别提示！在使用修订和批注功能之前，记得在Word设置里面修改自己的名称，不然你修改过的东西，很有可能显示修订者为Administrator或者是一些乱七八糟的电脑品牌名。

二、比较模式

如果对方已经直接在原文上修改，将文档改得江山一片红后发给你，你的客户又需要你马上将最终版发给他，要怎么办？只要你还保留有上一个版本的文档，就可以用Word内置的“比较”功能来迅速定位修改过的地方。

▲审阅选项卡下的“比较”功能

随便拿一份小编以前写的文章为例，假设一个是修改前的，一个是修改后的，对方没有用修订模式，而是直接在文章里面修改了，通过比较功能，可以实现与修订模式类似的效果。

▲比较模式的效果

在左侧，可以统计全文的修改数据，如插入、删除以及移动的内容等，实现快速定位。“比较”功能也从侧面反映出备份不同版本文档的重要性，如果你是改一份删一份的话，神仙也救不了你。

三、大纲级别与大纲视图

法律人对逻辑要求之高不言而喻，而Word里面的大纲级别，可以很好体现一份文档的逻辑结构。大纲视图功能可以将一份冗长的文书转化成一份提纲，可以快速浏览并调整各大标题的级别，对于需要严密逻辑的法律文档来说非常实用。

▲大纲视图按钮

以本文为例，本文分为了十二个“一级标题”，包括引言，十个“招数”以及最后的总结。大纲视图看上去是这样的：

▲大纲视图

很明显，这是小学就学过的“总分总”结构。在左上角部分，我们可以根据需要，修改这些文字的大纲级别，右边则可以选择显示的级别。

▲选中想要修改的文字，然后按左上角的菜单选择大纲级别

由于本文结构比较简单，不需要进行进一步分级。但对于内容繁杂的法律文书来说，对各级标题进行分级后，通过大纲视图，可以一目了然看到文书的逻辑顺序和结构，便于梳理逻辑顺序，发现潜在的逻辑错误。

同时，设置好大纲级别后，我们可以使用自动目录功能，自动生成文章的目录。

▲自动目录功能

自动生成的目录样式专业美观，一目了然。

▲自动生成的目录

四、样式

清除了格式之后，这么多格式要改，难道要一个一个去选中改字体改加粗吗？其实，Word里面有一个经常被忽视的大杀器，可以极大提高工作效率。从Word 2007开始，Word都会将样式放在最显眼的右上角，但许多人表示从来没有用过这个功能。试想，微软会把这个最显眼的空间浪费在没有用的功能上吗？

在网页开发以及Word里面，有这么一个概念，叫做“内容与样式分离”，形象的理解，可以将内容视为你的脸，而样式（英文为 Style，更加形象）则是脸上的化妆品。文档里面的文字就是内容，而在内容上面的“格式”，如字体，加粗，行间距等，就是所谓的样式。

不少人会一边写文档，一边调字体格式。但更高效的做法应该是“先内容，后样式”，就是先把内容写好，格式最后再来统一处理。以本科毕业论文为例，学校大多会对格式进行严格要求，如一级标题、二级标题、正文等都有不同的要求，如果你一个一个去调字体，调大小，调对齐方式就效率太低了。

▲样式应用例子

五、云备份

如果你在修改一份合同的时候，正当快修改完的时候文件突然损坏……你的心里阴影面积一定是全部覆盖。若重写，简直不能忍，代价巨高。

作为具有高度规避风险意识的文档，怎么能对自己的工作成果掉以轻心呢？云备份哇！随时保存自己的工作成果，以防万一。

市面上有许多云备份的服务，包括微软官方的OneDrive，以及百度云，金山快盘等。这些服务大多都包含有文档历史纪录功能，可以回溯到任意一个保存过的版本。

▲微软One Drive的历史版本功能

历史版本功能，作用不仅仅是恢复文档，更是追踪文档修改历史的利器，对于一些需要长期跟进的项目来说，这个功能非常实用。当然，对于文档备份有更高要求的律师，不可过度依赖云备份，物理备份，如U盘、移动硬盘的备份也是必不可少的，小编就曾经遇到过连云备份的文档都无法恢复的情形。

除此以外，云备份的另一个好处是可以随时随地修改文档。就算是你电脑没在身边，在手机或者平板上安装一个Word，也可以在云上应急修改文档。云功能就像是一份保险，你不用的时候觉得没有什么用，但当你真正需要用到的时候，往往可以救你一命。

六、快速另存为PDF格式

自office 2007版本起，office所有组件自带另存为pdf格式功能。从此不必再找工具软件将word文档转为pdf，直接选择，文件，另存为，格式选择pdf即可。

七、不要再狂敲回车来换页了

写文书难免遇到需要换页的时候，如果你还在用狂敲回车来换页的话，小编对你电脑的回车键寿命表示担忧。换页最简单快捷的方法，是按Ctrl + Enter（苹果：Command + Enter）进行分页。

如果你进行过操作，乍一看上去，两种方式似乎没有什么区别，但开启了显示编辑标记/显示所有非打印字符后，就可以看到区别。

▲显示编辑标记/显示所有非打印字符 按钮

▲两种换页方式的区别

使用分页功能，而不是狂敲回车的好处有二，第一是节省时间，第二是可以建立外观更加专业的文档。

八、“查找”功能，快速定位

如果需要在一篇非常长的文章里面，快速定位某个关键词，我们可以尝试用“查找”功能，快捷键是Ctrl + F （苹果：Command + F），F代表“Find”的意思。

通过这个功能，我们可以快速定位如关键法条、关键合同条款等信息，不需要再一页一页用肉眼去找。

小提示，“查找”功能在许多软件里面都可以使用，如浏览器、PDF阅读器等，快捷键一般都是Ctrl + F。善用查找功能，可以在检索上节省大量时间。

九、粘贴到底选哪个？

在粘贴内容到Word的时候，每次我们都能看到一个小按钮弹出来，一般会有三个选项，分别是“保留源格式”、“匹配目标格式”以及“只保留文本”。

▲粘贴时出现的小按钮

保留源格式主要用于跨文档粘贴的情况，例如你在某个网站复制了某个法条，希望保留这个网站上的格式，就可以选保留源格式。但如果你从多个网站复制内容，全都保留源格式的话，文档的格式会变得混乱不堪。

这时候，可以选匹配目标格式。匹配目标格式，是让所有外来的复制信息，与你现有文档的格式进行匹配，别人都得跟随你的格式走。可以达到更加整洁的文档外观。

但小编更常用的是最后一个“只保留文本”，后期再用样式功能统一处理。只保留文本的好处在于，它一定程度上相当于“清除所有格式”，可以确保格式不会被弄乱。

若你不确定要选哪个，就直接选“只保留文本”，方便后期的进一步修改。

十、文档分屏

写法律文书时，常常需要回到文档的前面参考一些内容，然后又回到后面继续写。如果文档较短还好，但如果是几千甚至上万字的长文，反复几次，很快就会眼花缭乱。其通过Word的分屏（拆分）功能，可以很好解决这个问题。

▲拆分按钮

在按下“拆分”按钮后，文档便分为了上下两个窗口，上下两个窗口都可以独立滚动，你可以根据自己的需求进行调整，不需要再来回折腾。是不是很方便呢？

▲拆分后效果

十一、设置自动保存时间

磨刀不误砍柴工，在首次使用Word之前，记得修改Word自动保存时间！

Word崩溃后的自动恢复功能，救了不少人的心血，但恢复的时候，常常会发现自己刚刚写的一大段文字都没了。这是因为Word默认的自动保存时间间隔为10分钟，如果你平时打字速度比较快，又常常忘了按“保存”按钮，不妨将Word自动保存时间间隔设置为5分钟或者3分钟。

十二、文件-选项-保存

除了设置自动保存时间外，不要忘了用云备份功能，双管齐下，才能确保万无一失。

十三、导航栏快速调整标题顺序

大纲级别和大纲视图的功能，结合导航栏，可以让你的起诉状或者答辩状写作过程如虎添翼。写这类法律文书，律师往往会在“事实与理由”部分花不少时间来调整顺序。如果你还在用“复制/剪切＋粘贴”来调整的话，就太慢了。

在“视图”选项卡中，选中“导航窗格”，就会有一个导航栏出现在文档左边。在导航栏里面，按住标题进行拖动，就可以快速调整各标题的顺序，标题下的正文也会随之一起移动。（注：苹果Mac版Word暂时无法使用此功能）

十四、限制文档编辑与水印

如果你是律师，或者曾经收到过律师的邮件，往往会对邮件签名的“本邮件可能包含有保密信息，受法律保护…”不陌生。但如果要真的保密，一个简单的签名是显然不够的。幸好，Word为我们提供了一系列保护文档的功能。

在“文件”-“保护文档”下，可以对文档设置多种保护。

除了限制编辑以外，为了保护律所的知识产权，律师也可以在文档上加上水印。加水印比较适用于一些内部的培训材料。加水印的方法非常简单，水印可以是律所Logo的图片，也可以是单纯的文字。

在“设计”选项卡下，找到水印。

十五、Ctrl选中多段文字

有时候我们需要批量修改或者删除文字，除了一个一个选中外，还可以试试按住Ctrl（Command）来选中多段文字，进行批量操作。

但小编需要提醒的是，批量修改虽然最后感觉很爽，但千万不要一次性选中太多，不然一下手滑松手了，选的全部都没了，又要重新来过。

十六、批量发律师函

当案件有多个当事人的时候，我们可能需要向他们发出律师函等法律文书，内容常常是一样的，但函件的收件人名称需要逐一修改。手工修改？No！面对几十个甚至几百个当事人，手工修改需要耗费大量时间精力，这时候，Word的邮件合并功能就派上用场了。

在开始之前，我们需要的有两份材料，一份是记录有客户信息（姓名、邮箱等）的Excel表，和一份律师函模板。

制作好Excel表和律师函模板后，我们转到Word的“邮件”选项卡，选择“开始邮件合并”－“电子邮件”，然后点击“选择收件人”－“使用现有列表”，选中我们做好的Excel表。

现在，我们可以针对邮件需要个别修改的部分插入信息，如“尊敬的”后面需要插入姓名，点击“插入合并域”，选择“姓名”；其他信息，也是同样的操作。然后可以按“预览结果”，检查内容。

搞定后，按“完成并合并”-“发送电子邮件”。

细心的读者可能发现了，除了发送电子邮件外，还有打印文档的选项。这个功能，可以用来打印纸质版的，给不同收件人的函件、贺卡等文件。律师必备，有没有！

十七、用标尺快速调整页边距和段首空格

有时候想打印一些法条或者法律文书来看，但不管字体调再小，A4纸打印出来，都还是会有不少空白的边缘剩余。利用标尺功能，可以随意调节页边距和每段段首的空格。如果你想更精细的调整，可以按住alt键拖动标尺。

十八、让自动编号更听话

写法律文件的时候，会经常对条目进行类似于“一、（1）、（一）”之类的编号，但是Word中默认的自动编号总是会出现格式或者类型问题。比如典型的就是编号会多一个空格，让人简直不能忍！这里教大家简单调节，可以让它更听话。

解决样式问题：

解决空格问题：

十九、字母大小写随心换

在写涉及英文的法律文书，有时候需要全部大写标题，有时候需要首字母大写。大写锁定或者Shift都可以解决问题，但是其实Word已经内置了更加便利的大小写转换功能。

选中要变换的字母后，有两种方式可以变换，第一种是按键盘快捷键“Shift+F3”，第二种是按“开始”选项卡的大小写变换按钮。

二十、行号

如果大家看过国外法院的判决书，常常会被洋洋洒洒数万字弄得晕头转向。后人引用的时候，就算知道第几页，也要仔细翻查，但结合“行号”，就可以快速定位相关判决内容，做到user-friendly。律师在出具特别长的法律文书时，可以考虑加入行号，便于客户阅读和定位。

在“页面布局”选项卡下，找到“行号”。

将编号间隔设置为5，设置好了，文档逼格马上提升。

二十一、自定义快捷键

高手都会用快捷键，以替代部分重复操作，而在进行排版的时候，可能要重复进行某个功能操作。例如，我需要把反复选择一些文字标黄，但是文字颜色这个功能是没有快捷键的，因此可以自定义快捷键。

根据顶部的工具排序，按键盘 Alt+对应数字即可。例如这里，调节文字颜色功能排在第四个，那么按Alt+4就可以了。

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