在论文或书籍的专业的Word文档中,往往会有许多内容需要进行解释和标注,比如:

(1)当文档有许多专业型的名词时,若不进行解释很多非专业人员基本不能理解其含义。

(2)当引用某位作者的知识论点时,为了版权的问题,同样需要对其出处进行标明。

(3)当论文涉及到参考文献时,也需要标注出处。

那么,这些时候,我们可以通过Word脚注和尾注功能对文章进行备注说明。

在介绍Word文档中脚注和尾注如何使用之前,我们先来了解一下什么是脚注和尾注?

脚注:默认情况下,位于文章页面的最底端,是对当前页面中的某些指定内容的补充说明,印在书页下端的注文。如,添加在文章首页下端的作者简介。

尾注:默认情况下,位于文档的末尾,是对文本的补充说明,列出了在正文中标记的引文的出处等内容。尾注由两个关联的部分组成,包括注释引用标记和其对应的注释文本。如,添加在论文末尾的参考文献目录。

OK,简单地了解完脚注和尾注,接下来我们一起看看如何使用它。

一、添加脚注和尾注

若要在文档中添加脚注,首先需要将鼠标光标定位到需要补充说明的内容右侧。然后点击【引用】-【脚注】-【插入脚注】按钮,此时,插入点被定位至页面底部,输入补充说明的内容即可。

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添加完脚注之后,可发现正文内容右侧会自动添加一个数字编号1的引用标记,将鼠标放于上方,将显示补充说明的内容。如果文档中添加了多个脚注,那么,数字编号将以2、3、4......进行标记排序。

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技巧提示:按【Ctrl+Alt+F】组合键可快速添加脚注。

此外,尾注与脚注添加之后除了在文档中的位置有所不同之外,其操作方法基本相同,因此,这里不再赘述。

二、设置脚注和尾注的格式

默认情况下,脚注位于文章页面的最底端,而尾注位于文档的末尾。但这都不是固定不变的,我们可以通过设置改变它们的默认位置。同时,包括脚注和尾注的编号方式等都可以进行自定义设置。

(1)改变脚注和尾注的位置

Word中脚注和尾注的位置可以进行更改,点击【引用】-【脚注】组右下角的对话框启动按钮,打开“脚注和尾注”对话框,分别选中“脚注”或“尾注”单选按钮,在右侧的下拉列表中可以选择脚注和尾注的位置。

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技巧提示:如果已在文档中插入了脚注,我们还可以直接利用鼠标拖动脚注引用标记来改变脚注位置。

(2)改变脚注和尾注的编号方式

在“脚注和尾注”对话框中,除了可改变脚注和尾注的位置外,还可以设置脚注和尾注的编号方式。在“格式”栏的“编号格式”下拉列表中选择喜欢的编号样式即可。

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“格式”栏中各选项的含义解释如下:

编号格式:在此下拉列表中可选择内置的脚注和尾注编号样式。

自定义标记:如果对内置的脚注和尾注编号样式不满意,点击“符号”按钮,可以自定义喜欢的符号作为引用标记。

起始编号:在右侧的文本框中可为脚注和尾注设置起始编号值。

编号:默认情况下,整个文档中若有多个脚注和尾注,都是依次编号连续的。如果文档分了节,新的节需要另起脚注和尾注编号,我们则可以在“编号”下拉列表中选择“每节重新编号”;如果想每页进行脚注和尾注编号,则可选择“每页重新编号”。

脚注和尾注的正确使用方法

一、Word 脚注和尾注的区别

Word脚注和尾注是对文本的补充说明,由两个关联的部分组成,即:注释标记和对应的注释文本。脚注一般位于页面的底部,可以作为文档某处内容的注释,如添加在一篇论文首页下端的作者情况简介;而尾注一般位于文档的末尾,列出引文的出处等。

二、插入与删除脚注

(一)插入脚注

1、将鼠标光标定位于Word文档中将要插入脚注的位置,点击“引用”选项,单击“插入脚注”图标,此时,在该文本处就自动插入了一个上标“1”,光标自动跳到页面底部,在当前页面最底部插入了一条横线和一个“1”,把脚注复制到这里,或直接输入脚注即可,操作过程步骤,如图1所示

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2、插入脚注后,如果想看脚注,不必移到脚注所在页末尾,只需要把光标移到插入脚注位置,就会自动显示脚注,如图2所示

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3、“插入脚注”右边有“下一条脚注”,单击它展开,还有“上一条脚注、上一条尾注和下一条尾注”,如图3所示

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4、“下一条脚注和上一条脚注”用于在脚注之间切换,“上一条尾注和下一条尾注”用于在尾注之间切换。另外,脚注设置字体和字号像普通段落一样,选中要设置的字体和字号文字,右键选中的文字,在弹出的窗口中设置即可。

(二)修改脚注

1、“脚注”的插入位置有两处,一处是页面底端,另一处是文字下方。选择前者时,文字下移至页面底端;反之,文字上移至本页最后一行文字下。现在把“页面底端”修改为“文字底部”, 右键要修改的脚注,选择“便笺选项”,打开“脚注和尾注”窗口,单击“脚注”右边的下拉列表框,选择“文字下方”,单击“应用”,修改成功。操作过程步骤,如图4所示

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(三)删除脚注

1、把光标定位到页面中要删除的脚注的序号(1、2、3等)的前面,按两次 Delete 键,脚注被删除,操作过程步骤,如图5所示:

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2、也可以把光标定位到页面中要删除的脚注的序号(1、2、3等)的后面,按两次退格键 Backspace,脚注同样被删除。

三、插入与删除尾注

(一)插入尾注

1、无论把光标定位到哪一页,插入的尾注都会在最后一页后面。将鼠标光标定位于Word文档中将要插入尾注的位置,点击“引用”选项,单击“插入尾注”,此时,在该文本处就自动插入了一个上标“1”,而光标自动跳到文档末尾,在文档末尾插入了一条横线和一个“1”, 把尾注复制到这里,或直接输入尾注即可,操作过程步骤,如图6所示:

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2、插入尾注后,如果想看尾注,不必移到尾注所在页,只需要把光标移到插入尾注位置,则立即显示尾注(见图7),因此,在插入尾注时,应该把光标定位到经常要查看尾注的位置。

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(二)修改尾注

1、“尾注”的插入位置可以是文档结尾或节的结尾,选择节的结尾时,文档必须插入了分节符;“列”共有五个选项,分别为匹配节布局、1列、2列、3列和4列;“编号”可以选择连续和每节重新编号,各项展示操作,如图8所示:

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(三)删除尾注

1、把光标定位到页面中要删除的尾注的序号(1、2、3等)的后面,按两次退格键 Backspace,尾注被删除,操作过程步骤,如图9所示:

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2、注意不要直接去删除文档最后的尾注,即使把尾注全部删除了,页面中的尾注的序号(1、2、3等)仍然存在,所以应当删除页面中的尾注的序号(1、2、3等),这样才能把尾注全部删除。

四、Word脚注、尾注定位

1、脚注定位。右键要定位的脚注,在弹出的菜单中选择“定位至脚注”,则光标立即定位到页面中插入脚注的位置[即脚注的序号(1、2、3等)处],操作过程步骤,如图10所示:

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2、尾注定位。右键要定位的尾注,在弹出的菜单中选择“定位至尾注”,则光标立即定位到页面中插入尾注的位置[即尾注的序号(1、2、3等)处],操作过程步骤,如图11所示:

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五、Word脚注转换为尾注

1、把一条脚注转换为尾注。右键要转换为尾注的脚注,在弹出的菜单中选择“转换至尾注”,则当前脚注转换为尾注,并插入到原尾注的前面,原来页面中插入尾注的位置也由”1”变为”2”,而插入脚注时的序号仍然还在文本原处,操作过程步骤,如图12所示:

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2、把所有脚注转换为尾注。右键其中一条脚注,在弹出的菜单中选择“便笺选项”,打开“脚注和尾注”窗口,单击“转换”,打开“转换注释”窗口,选择“脚注全部转换为尾注”,单击“确定”,则所有脚注转换为尾注,单击“关闭”把“脚注和尾注”窗口关闭,操作过程步骤如图13所示:

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3、把所有尾注转换为脚注。同样方法打开“脚注和尾注”窗口,单击“转换”,打开“转换注释”窗口,选择“尾注全部转换为脚注”,如图14所示。单击“确定”,则所有尾注转为脚注。

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4、“脚注和尾注相互转换”。同样方法打开“转换注释”窗口,选择“脚注和尾注相互转换”,单击“确定”,则它们相互转换。

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